Unser Unternehmen zeichnet sich durch die allumfassenden Planungsleistungen aus. Wir bieten dem Bauherrn Architektenleistungen, die Planung der vollständigen Gebäudetechnik, Bauüberwachung für das gesamte Gebäude sowie die Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination aus einer Hand an. Dadurch können wir eine maximale Kosten-, Qualitäts-, Termin- und Rechtssicherheit geben.
Aufgaben

• Du übernimmst die allgemeine Büroverwaltung
• Du bist verantwortlich für den Telefondienst, sowohl intern als auch extern
• Du kontrollierst Termine und Fristen, insbesondere im Bereich der Gewährleistung
• Du errechnest und schreibst Honorarangebote sowie die Abrechnung von Honorarleistungen
• Du unterstützt die Buchführung der IBA Jena
• Du unterstützt bei projektbezogenen Aufgaben, wie der e-Vergabe, und pflegst Datenbanken
• Du verwaltest und organisierst Büromaterial sowie Betriebsmittel
• Du arbeitest mit der Geschäftsführung zusammen, um jährliche Belehrungen der Mitarbeitenden zu Fragen des Arbeits-, Gesundheits- und Datenschutzes sowie zur Nutzung der Betriebsfahrzeuge durchzuführen
• Du unterstützt den QMB bei der Einhaltung des Qualitätsmanagements und bei der Optimierung von Betriebsabläufen
• Du organisierst Werbemaßnahmen und IBA-Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du hast drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Büroanwendungen
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Rechnungswesen
• Organisationstalent sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Zahlenverständnis
• Freundliches und sicheres Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Bereitschaft, sich in die Abläufe und Besonderheiten eines Ingenieur- und Planungsbüros einzuarbeiten

Wir bieten

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit einer zusätzlichen Prämienzahlung für deine finanzielle Sicherheit.
• Flexible Arbeitsgestaltung durch Gleitzeit
• Du startest mit 26 Urlaubstagen, die mit deiner Betriebszugehörigkeit schrittweise ansteigen.
• Bezahlte Weiterbildungen, die dich sowohl fachlich als auch persönlich voranbringen.
• Moderne Gesundheitsleistungen inklusive der Option auf ein E-Bike-Leasing.
• Eine offene Teamkultur, in der wir gemeinsame Erfolge bei regelmäßigen Events feiern.

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