Hier oben, im Norden Schleswig-Holsteins, kurz vor der dänischen Grenze, gibt es ungeahnte Karrierechancen für alle, die dort arbeiten möchten, wo andere Urlaub machen. Wollen Sie gemeinsam mit uns die Stadt Flensburg innovativ gestalten? Dann können Sie sich auf die Ostsee, unseren idyllischen Hafen, zahlreiche Einkaufsmöglichkeiten und spannende Herausforderungen freuen!

In der Verwaltungsstelle Glücksburg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als

Mitarbeitende/r (m/w/d) für das Vorzimmer der Bürgermeisterin

in Vollzeit mit 39 Wochenstunden, befristet für zunächst 6 Monate mit der Möglichkeit der Verlängerung auf 12 Monate, zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erfolgt eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 6 TVöD.
Eine Besetzung mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames, den Anforderungen des Arbeitsplatzes entsprechendes Arbeitszeitmodell gefunden werden kann.

Aufgaben

• Büroorganisation aller anfallenden Tätigkeiten im Vorzimmer der Bürgermeisterin
  • Bearbeitung der Postein- und ausgänge
  • Terminkoordination/Kalenderführung
  • Vermittlung von Telefongesprächen, Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit der Verwaltungsstelle
• Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder der städtischen Gremien und Beteiligungen abrechnen, Mitwirkung Gremienarbeit (z. B. Erstellung Sitzungskalender)
• Bearbeitung von Ehrungen, Erstellung von Präsentationsunterlagen
• Haushalts- und Kassenangelegenheiten, einschließlich Führen der Handkasse
• bei Veranstaltungen der Bürgermeisterin oder des Bürgervorstehers unterstützen, Protokollführung bei der Einwohnerversammlung
• Pflege und Aktualisierung: Internet, SD-Net, ZuFiSH
• Schäden dem Kommunalen Schadenausgleich über das KSA-Portal melden
• Unterstützung der/des Leitenden Koordinatorin/Koordinators

Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung im öffentlichen Dienst als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) oder abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r (m/w/d) oder
• abgeschlossene 1. Angestelltenprüfung oder
• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Bei ausländischen Berufsabschlüssen ist die Beifügung der Gleichwertigkeitsbescheinigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich.

• sehr gute EDV-Anwendungskenntnisse und sicheren Umgang mit MS-Office
• strukturierte, selbstständige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift sowie sehr gute Umgangsformen
• Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und Diskretion
• Teamfähigkeit in der Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen innerhalb der Stadtverwaltung

Wir bieten

• vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA)
• Übernahme der Entgeltstufe bei einem direkten Wechsel des Arbeitgebers aus dem öffentlichen Dienst
• jährliche Sonderzahlungen
• Betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes
• Fort- und Weiterbildungsangebote sowie betriebliches Gesundheitsmanagement
• flexible und familienfreundliche Gleitzeitregelungen

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