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Du hast Lust, in einer medienpolitisch stark geforderten Einheit der ARD mitzuarbeiten?

Dann bewirb dich jetzt als Teamassistenz für die ARD-Gremienvorsitzendenkonferenz der ARD. Sie setzt sich aus den Vorsitzenden der Rundfunk- und Verwaltungsräte der neun Landesrundfunkanstalten und der Deutschen Welle zusammen. Über ihre Geschäftsstelle koordinieren sie die Tätigkeit der Aufsichtsgremien innerhalb der ARD und beraten die Intendantenkonferenz bei Grundsatzfragen.

Dich erwartet ein motiviertes und kooperatives Team mit einem interessanten, vielseitigen und herausfordernden Aufgabengebiet. Zur Unterstützung in allen administrativen und organisatorischen Belangen suchen wir ein "Organisationstalent" und freuen uns auf Eure Bewerbungen.


Aufgaben
  • Du koordinierst das Back-Office der Geschäftsstelle der Gremienvorsitzendenkonferenz (GVK)
  • Du unterstützt die Geschäftsführung und das Team der GVK-Geschäftsstelle bei allen administrativen und organisatorischen Vorgängen
  • Du übernimmst vorausschauend die Koordination von Terminen mit ARD-internen Stakeholdern, Gremienbüros und ggf. externen Ansprechpartnerinnen und -partnern
  • Du unterstützt bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung von Sitzungen und anderen GVK-Veranstaltungen
  • Du bereitest E-Mails und Anschreiben vor
  • Du beantwortest allgemeine Beschwerden und Zuschriften zu Fragen der Aufsicht
  • Du erteilst Auskünfte und holst Infos ein (vor allem bei den Gremienbüros der ARD)
  • Du liest Korrektur von Sitzungsunterlagen (v.a. Briefings und Protokolle) und Publikationen
  • Du unterstützt beim Aufbau und der Weiterentwicklung des cloudbasierten Arbeitens (MS 365 Tool: Sharepoint u.ä.) und pflegst das elektronische Dokumentenaustauschsystem der GVK
  • Du bist zuständig für allgemeine Assistenztätigkeiten (u.a. Vermitteln von Terminen, laufende Aktualisierung diverser Übersichten und Mitgliederverzeichnisse, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Rechnungsbearbeitung über SAP, Hotel-/Raumbuchungen, Terminabstimmungen)


Profil
  • Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Du hast bereits Erfahrung in der Arbeit als Assistenz oder Projektkoordinatorin
  • Du gehst routiniert mit dem MS-Office-Paket und MS-365-Tools um (insbes. Excel, Word und Teams)
  • Du verfügst über ein sehr gutes Sprachgefühl und kannst dich exzellent in Wort und Schrift ausdrücken
  • Du bist offen und freundlich, hast Freude am Kontakt mit anderen Menschen und deine Kommunikationsstärke zeichnet dich aus
  • Du handelst lösungsorientiert und verantwortungsbewusst
  • Du arbeitest zuverlässig und sorgfältig
  • Du hast Interesse an medienpolitischen und aufsichtsrechtlichen Themen
  • Kenntnisse der ARD-Strukturen sind wünschenswert

Wir bieten
  • Faire tarifliche Bezahlung
  • Attraktive Arbeitszeit- und Homeoffice-Regelungen (Teilzeit ist möglich )
  • Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Kantine
  • Kinderbetreuungsangebote
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement
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